Asistenții personali, numiți și asistenți administrativi, își susțin șefii prin menținerea lor organizată, la timp și eficientă. Sarcinile specifice variază în funcție de șef, dar includ de obicei comunicarea cu alții în numele șefului; menținerea calendarului programărilor și efectuarea de călătorii și alte rezervări; pregătirea agendelor ședințelor, a documentelor financiare și a prezentărilor; gestionarea și monitorizarea bugetelor și supravegherea secretarilor. Indicatorii cheie de performanță se bazează în jurul acestor sarcini.
Comunicații
Indicatorii de performanță pentru funcția de comunicații ar măsura cât de oportun și cu exactitate asistentul personal gestionează corespondența și e-mailurile, precum și cât de eficient comunică personal. Un exemplu ar putea fi dacă ea gestionează corespondența zilnic și dacă elaborează corespondența de rutină, în timp ce accelerează cu exactitate corespondența urgentă, confidențială și importantă personalului adecvat, după cum este necesar. Alți indicatori includ lipsa erorilor gramaticale sau de stil și viteza cu care răspunde la e-mailuri.
Programări și rezervări
Indicatorii de performanță pentru sarcini precum păstrarea calendarului șefului și efectuarea rezervărilor măsoară acuratețea și fluiditatea fluxului. Acestea ar putea include dacă asistentul a acordat timp suficient pentru fiecare întâlnire sau proiect. Alte exemple sunt dacă el furnizează șefului o copie tipărită a programului săptămânii în fiecare luni dimineață până la 8:30 sau confirmă toate programările prin e-mail.
Agende și documente
Un exemplu de indicator al cât de bine un asistent pregătește documente și agende ar putea fi dacă punctele de pe ordinea de zi sunt solicitate de la părțile relevante și ordinea de zi pregătită și distribuită cu o zi înainte de ședință. Un alt exemplu ar fi dacă ea pregătește documente bugetare, cum ar fi cereri de achiziții și expedieri într-un interval de timp specificat, cum ar fi 48 de ore.
Managementul și monitorizarea bugetului
Indicatorii despre cât de bine gestionează bugetul un asistent dacă monitorizează rapoartele de stare a bugetului în fiecare lună și comunică informațiile financiare managerilor pentru a se asigura că compania rămâne în limita bugetului. Alți indicatori sunt dacă el dezvoltă bugete corecte, realiste, la timp și sănătoase din punct de vedere fiscal și le reconciliază, trimitând actualizări șefului în fiecare lună.
Personalul de supraveghere
Indicatorii cu privire la cât de bine asistentul supraveghează secretarii din direcția ei ar putea fi cât de bine anticipează nevoile de personal și programează personalul pentru a se potrivi perioadelor de vârf ale cererii sau dacă oferă feedback constant cu privire la performanță. Dacă oferă cursuri pentru a le îmbunătăți performanța, este un alt posibil indicator.
