Versiunile Microsoft Excel 2003 și mai vechi generează întotdeauna fișiere XLS, cu excepția cazului în care este indicat altfel. Fișierele sunt destul de mari, care pot fi corectate cel mai ușor deschizând un fișier XLS în Microsoft 2007 sau mai nou și salvând fișierul ca XLSX. Dacă nu aveți o nouă versiune de Excel cu care să lucrați, orice computer Windows poate crea un fișier zip comprimat.
Fișiere XLS
Fișierele XLS sunt asociate cu Microsoft Excel. Începând cu Excel 2007, fișierelor Excel li se oferă în mod implicit extensia XLSX, în timp ce versiunile mai vechi încă atribuie extensia XLS. Versiunile mai noi ale Microsoft Excel vor citi și afișa în continuare un fișier XLS, iar utilizatorii pot crea un fișier XLS selectând „Salvare ca” și apoi „Excel 97-2003” ca format.
Comprimare
Fișierele XLS pot fi destul de mari, mai ales dacă conțin grafice sau imagini. Drept urmare, devine dificil să trimiteți fișierul prin e-mail către o altă persoană și va ocupa mult spațiu pe hard disk. Compresia reduce dimensiunea fișierului fără a sacrifica niciuna dintre date sau formatarea acestuia.
Fișiere Zip
Un format de fișiere comprimate este fișierul zip. Majoritatea tipurilor de fișiere, inclusiv XLS, pot fi ușor transformate într-un fișier zip comprimat pe un computer bazat pe Windows. Pentru a crea o versiune zip a fișierului XLS, localizați-o pe hard disk și faceți clic dreapta pe pictograma fișierului. Plasați mouse-ul peste opțiunea „Trimiteți către” și alegeți „Dosarul comprimat (cu fermoar)”. Când doriți să deschideți fișierul zip, trebuie să faceți dublu clic pe folder pentru a prelua fișierul zip stocat în interior. La fel, o persoană căreia îi transmiteți un fișier zip trebuie să deschidă folderul pentru a dezarhiva fișierul.
Considerare
Fișierele XLSX sunt comprimate în mod natural. De exemplu, un fișier XLS care are 16,5 KB va fi redus la puțin peste 8 KB dacă este salvat în format XLSX. Dacă aveți o versiune mai veche de Excel și doriți să salvați fișiere ca XLSX, descărcați un pachet de compatibilitate gratuit de pe site-ul Microsoft (microsoft.com/download), astfel încât să puteți comprima fișiere în Excel. După ce aveți pachetul de compatibilitate, puteți salva fișiere în format XLSX din meniul „Salvați ca” din documentul dvs.
