Întâlnirile sunt uneori privite ca un rău necesar în cadrul unei afaceri. O întâlnire bună este informativă și antrenantă, dar o întâlnire proastă continuă fără sfârșit, fără lumină aparentă la capătul tunelului. Pentru a desfășura o întâlnire de succes care atrage și atrage atenția, setați tonul potrivit de la bun început.
Prezentați jucătorii
Este întotdeauna o idee bună să faceți prezentări la începutul unei întâlniri. Deși participanții se pot cunoaște, întărește scopul întâlnirii pentru a preciza perspectiva de afaceri pe care fiecare persoană o aduce la masă.
Dacă participanții nu s-au întâlnit înainte de întâlnire, prezentările sunt deosebit de importante. Permiteți fiecărei persoane să se prezinte și să facă o scurtă declarație despre ce interes reprezintă. În cazul în care misiunea grupului este de a face brainstorming, de a finaliza un proiect sau de a rezolva o problemă, începeți întâlnirea cu câteva spărgătoare de gheață pentru a angaja dinamica grupului înainte de a aborda sarcina. Teasere simple pe creier, jocuri de nume sau activități care testează abilitățile de gândire critică vor stimula conversația și vor energiza creierul.
Spuneți agenda
În plus față de cine se află în sală, participanții la ședință vor să știe ce va fi discutat, de ce este important și cât timp va dura. O agendă răspunde la aceste întrebări. O agendă tipărită permite participanților la întâlnire să urmărească fluxul întâlnirii și să noteze acolo unde este necesar. Agenda servește, de asemenea, ca ghid pentru facilitator, mai ales dacă subiectele rătăcesc. Postarea unui timp estimat în fața fiecărui punct de pe ordinea de zi ajută la menținerea ședinței curgătoare și la încheierea ei la timp.
Lasă-i să mănânce tort
Dacă se așteaptă ca o întâlnire să dureze o perioadă lungă de timp, începeți-o cu mâncare și băuturi răcoritoare ușoare. Nu este doar o etichetă bună de întâlnire pentru a hrăni participanții, ci ajută la menținerea oamenilor concentrați pe discuții de întâlniri în loc de stomacuri mârâite. Întâlnirile dimineața devreme ar trebui să aibă întotdeauna cafea disponibilă pentru pofticioșii de cofeină. Alegeți băuturi răcoritoare ușoare și care vor menține creierele concentrate, cum ar fi apa, băuturile răcoritoare și mâncărurile ușoare. Invitați participanții să sosească devreme pentru a socializa în legătură cu băuturile răcoritoare înainte de a trece la afaceri serioase.
sfaturi
Asigurați-vă că întâlnirea începe la ora indicată. Angajații trebuie să ajusteze programele pentru a se potrivi participării la ședințe. Întârzierea începerii unei întâlniri poate părea lipsită de respect față de cei care ajung la timp. Doriți ca întâlnirea să înceapă cu o notă pozitivă, astfel încât tonul potrivit să fie stabilit de la început.
Examinați orice punct deschis de la o întâlnire anterioară înainte de a începe pe agenda curentă. Urmăriți sarcinile care au fost atribuite, astfel încât angajații să poată raporta rezultatele.
Solicitați participanților la întâlnire să tacă telefoanele mobile pentru a reduce la minimum întreruperile.
