Sistemele de contabilitate conțin informații confidențiale care ar trebui să fie păstrate în siguranță în orice moment. Consecințele accesului neautorizat pot fi devastatoare - de la probleme de furt de identitate până la pierderea datelor de neînlocuit. Atunci când datele contabile sunt modificate sau șterse intenționat sau întâmplător, acestea generează ravagii în departamentul contabil, punând sub semnul întrebării fiabilitatea sau acuratețea tuturor datelor.
Siguranță fizică
O întreprindere mică ar trebui să își protejeze sistemele informatice împotriva pierderilor și furtului. Păstrați sistemele și serverele într-un loc sigur, nu expus elementelor. De obicei, echipamentele contabile sunt păstrate în interiorul birourilor unde ușile pot fi blocate, limitând accesul neautorizat. Asigurați-vă că cablurile care conectează echipamentul contabil sunt sigure și departe de persoanele care se împiedică de ele sau de rozătoare care le distrug. Păstrați cablurile și întrerupătoarele într-un mediu blocat.
Dacă utilizați conexiuni wireless pentru acces la rețea sau la Internet, urmați protocoalele de securitate; este relativ ușor să hack în sistemele fără fir.
Dacă utilizați computere laptop, luați în considerare achiziționarea de software care urmărește locația computerului. În 2008, un computer laptop a fost furat la fiecare 53 de secunde din restaurante, saloane de aeroport și camere de hotel, potrivit Grupului Gartner. Pentru a gestiona acest risc, multe companii folosesc un LoJack pentru computere care pot fi descărcate de pe Internet.
Autentificare
Toate sistemele dvs. ar trebui să aibă ID-uri de autentificare și parole care autentifică utilizatorul, confirmând că i se permite să utilizeze computerul. Nu partajați parole și nu le modificați periodic. Multe sisteme pot fi configurate pentru a solicita automat o modificare a parolei după 90 de zile, de exemplu.
Procesul de autentificare implică de obicei acordarea de drepturi utilizatorilor; nu toți utilizatorii au acces la toate informațiile. Profilurile pot fi configurate, oferind anumitor utilizatori acces doar la modulul de conturi de plătit, în timp ce alții pot avea acces doar la rapoarte, limitând riscul utilizării greșite a datelor.
Protecție împotriva virușilor
Computerele sunt supuse virușilor și programelor malware care afectează modul în care funcționează. Unele viruși permit intruziunea sistemului - un hacker poate intra în sistem și poate crea probleme. Odată cu utilizarea Internetului, amenințarea cu viruși și programe malware este reală, ceea ce face necesară utilizarea software-ului antivirus, a firewall-urilor și a altor măsuri de securitate. Un atac de virus poate aduce un întreg sistem contabil în jos, făcându-l inutilizabil și ineficient. Uneori, anumiți viruși pot perturba un sistem atât de grav încât poate fi necesar să fie șters sau înlocuit complet. Remedierea poate fi costisitoare; este mai bine să luați măsuri preventive pentru a proteja sistemele în avans.
Backup
O procedură standard de securitate cu sisteme de contabilitate este de a face copii de siguranță a datelor și de a salva copiile de rezervă într-un loc sigur în afara incintei. Ideea este că, dacă se întâmplă ceva cu sistemul, cum ar fi incendii, inundații sau alte pierderi, datele sunt sigure și pot fi restaurate. O bună măsură de securitate este de a efectua backup-uri peste noapte, precum și de a restaura backup-uri din când în când pentru a vă asigura că datele sunt sigure și utilizabile.
Considerații
Când sistemul dvs. trebuie reparat, este posibil să vă deschideți fișierele și informațiile confidențiale pentru cei care repară sistemul. Texas necesită licențe speciale pentru cei care repară calculatoare, cu penalități pentru cei care înconjură această lege.
Atunci când un sistem informatic utilizat pentru contabilitate este vândut sau dat unei alte părți, acesta poate conține în continuare informații confidențiale pe hard diskul său. Curățați-vă sistemul de către un profesionist înainte de a-l dona sau vinde.
