Managerii de întreprinderi mici știu că timpul înseamnă bani. Atunci când compania dvs. se bazează pe tehnologie pentru majoritatea nevoilor sale de afaceri, un eșec neprevăzut al sistemului poate fi problematic. Dar doar pentru că sistemul care face ca lucrurile să meargă la birou să nu funcționeze nu înseamnă că și productivitatea companiei trebuie să scadă. Managerii de întreprinderi mici ar trebui să folosească timpul pentru a aborda sarcinile pe care le-ați evitat sau pentru a face ajustări ale programului în ultimul moment pentru a îndeplini cerințele obligatorii, în timp ce personalul dvs. are o perioadă de nefuncționare.
Organizare
Americanii pierd în fiecare an aproape o săptămână de muncă completă în fiecare an, căutând obiecte de birou pierdute sau rătăcite. Deși mulți dintre noi amânăm când vine vorba de organizare, este surprinzător să aflăm că afacerile din SUA pierd mai mult de 89 de miliarde de dolari în fiecare an din cauza dezorganizării, potrivit unui studiu realizat în 2010 de Brother International Corporation. În cazul în care angajații dvs. nu își pot desfășura activitatea obișnuită de birou, deoarece sistemul nu funcționează, instruiți-i să folosească timpul pentru a organiza spațiul de birouri și pentru a crea un plan de gestionare a înregistrărilor. Gestionarea înregistrărilor este o parte critică a organizației - va reduce costurile de stocare și arhivare ale companiei dvs. prin eliminarea documentelor inutile, va permite personalului să găsească informații mai rapid și va asigura că afacerea dvs. îndeplinește obligațiile de păstrare a înregistrărilor legale.
Proceduri
Folosiți timpul în care sistemul este oprit pentru a dezvolta și actualiza manuale de proceduri pentru operațiuni și resurse umane. Lipsa practicilor de resurse umane - sau ineficiente - este un motiv principal al eșecului întreprinderilor mici, potrivit unui studiu realizat de Glenn McEvoy publicat în Journal of Small Business Management. Dacă afacerea dvs. are deja politici și proceduri existente, luați ceva timp pentru a revizui manualele pentru acuratețe. Asigurați-vă că procesele pe care le urmează personalul dvs. sunt aceleași cu cele descrise în politică și verificați dacă fiecare orientare respectă legislația actuală. Dacă nu ați creat încă proceduri, începeți prin efectuarea unei analize SWOT a punctelor tari, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor organizației. Analizați misiunea și strategia de afaceri, identificați realizările critice pe termen scurt și lung pe care sperați să le realizați, apoi dezvoltați proceduri pentru a aborda problemele pe care le descoperiți în analiza dvs.
Instruire
Examinați mandatele de instruire solicitate de statul dvs. Anumite state - inclusiv, dar fără a se limita la California, Connecticut, Illinois, Maine și New Hampshire - solicită companiilor să ofere angajați instruire specifică împotriva hărțuirii. Compania dvs. ar fi probabil obligată să ofere această instruire la un moment dat oricum, așa că este logic să folosiți o zi altfel neproductivă când sistemele nu funcționează pentru instruire și să vă continuați activitatea regulată în ziua în care a fost programat inițial instruirea. Alte alternative includ oferirea de formare la locul de muncă pentru personalul nou și fără experiență și ca membrii personalului să se instruiască reciproc pentru diverse funcții, astfel încât acoperirea este disponibilă atunci când membrii personalului sunt bolnavi sau au nevoie de asistență.
Planuri de contingență
O defecțiune neașteptată a sistemului vă oferă ocazia perfectă de a vă testa planurile de urgență. Folosiți experiența dvs. în timp real a problemelor care apar fără sistem pentru a identifica defectele din documentele dvs. actuale de planificare a continuității. Dacă nu aveți deja un plan de continuitate a activității, acum este momentul ideal pentru a dezvolta unul, folosind experiența dvs. cu acest eșec al sistemului. Identificați dacă angajații dvs. trebuie să mențină o listă manuală de informații despre clienți, să găsească o locație în afara site-ului pentru a efectua activitatea companiei dvs. sau să vă mărească capacitatea de stocare pentru documentele de rezervă ale sistemului.
