Cele mai influente părți interesate ale unui proiect au atât dorința, cât și capacitatea de a afecta nu numai pașii implicați în gestionarea proiectului, ci și rezultatul final. În timp ce unii ar putea fi aliați importanți, alții pot fi sceptici sau intenționează să perturbe proiectul. Acesta este motivul pentru care este vital să identificați cu acuratețe cele mai influente părți interesate ale unui proiect, efectuând o analiză aprofundată a părților interesate înainte de începerea proiectului.
Obiective de analiză a părților interesate
O analiză a părților interesate urmărește identificarea acelor părți interesate pe care trebuie să se bazeze proiectele, precum și a celor cu puterea de a perturba sau modifica obiectivele proiectului. Deoarece nici cele mai influente părți interesate nu împărtășesc aceeași egalitate în fiecare aspect al unui proiect, o analiză urmărește, de asemenea, să acorde prioritate celor pe care le identifică ca fiind influente în funcție de categoria și gradul lor de influență. Un prim pas al procesului este, așadar, ca echipa de management al proiectului să creeze o listă de persoane pe care proiectul le va afecta, precum și persoanele care au influență, putere sau interes pentru rezultatul reușit sau nereușit al proiectului. Când faceți brainstorming, rețineți că lista poate include persoane atât din interiorul, cât și din afara afacerii.
Prioritizați în funcție de interes și influență
Următorul pas implică clasificarea părților interesate din proiect în funcție de interesul lor pentru proiect și capacitatea de a exercita influență pozitivă sau negativă. Acest lucru vă permite să restrângeți progresiv ceea ce poate fi o listă lungă de părți interesate. O abordare este de a crea o matrice două câte două cu coloane care clasifică părțile interesate în funcție de interesul lor pentru proiect este scăzut sau ridicat și rânduri care clasifică influența părților interesate ca fiind scăzută sau ridicată. Analizați și plasați fiecare părți interesate în cadranul corespunzător. De exemplu, proprietarul afacerii are atât un grad ridicat de interes cât și influență, în timp ce un supraveghetor de departament poate avea un grad ridicat de interes - mai ales dacă proiectul va necesita resurse departamentale - dar poate avea un grad mai mic de influență. Numele care apar în interesul ridicat, cadranele cu influență ridicată ale grilei sunt cele mai influente - cele pe care trebuie să le angajați pe tot parcursul proiectului și să faceți cele mai mari eforturi pentru a le satisface,
Analizați interesele părților interesate
Obținerea unui buy-in total de la părțile interesate influente este esențială pentru avansarea obiectivelor proiectului. Cu toate acestea, înainte ca acest lucru să se poată întâmpla, trebuie să înțelegeți pe deplin ce interese au părțile interesate cheie în rezultatul proiectului. Conversațiile directe cu fiecare părți interesate cheie sunt adesea cel mai bun mod de a obține informații referitoare la interes, percepții și puncte de vedere. Acest lucru vă permite, de asemenea, să începeți să construiți o relație pozitivă cu aceștia, care poate fi deosebit de importantă pentru acele părți interesate care au opinii negative. În urma acestor conversații, separați cei mai influenți actori în funcție de sprijinul și care se pot opune proiectului.
Creați un plan de acțiune
Valoarea efectuării unei analize a părților interesate constă în oportunitățile pe care le oferă pentru gestionarea așteptărilor părților interesate prin comunicare și planuri de acțiune. Transparența este esențială pentru satisfacerea părților interesate influente și minimizarea perturbărilor sau conflictelor pe care părțile interesate influente le pot provoca. Susținătorii proiectului pot solicita pur și simplu actualizări periodice care să-i țină la curent cu progresul proiectului. În schimb, oponenții pot necesita mult mai multă convingere și asigurare în timpul etapelor inițiale ale proiectului și trebuie să fie monitorizați îndeaproape pentru acțiuni și reacții pe măsură ce proiectul progresează.
