Colectarea creanțelor unei companii este o sarcină de rutină până când un cont nu mai plătește. Companiile anulează solduri mici atunci când timpul și banii cheltuiți pentru colectarea sumei datorate depășesc beneficiul realizat prin colectarea soldului complet. Politica și procedura unei companii pentru o reducere a soldului mic ar trebui să fie clare, iar compania ar trebui să revizuiască și să actualizeze politica și procedura, astfel încât ambele să satisfacă în continuare nevoile afacerii.
Setarea politicii
Politica de eliminare a unui mic sold specifică procedura pe care ar trebui să o respecte colectorii. Politica descrie suma maximă pe care angajații o pot anula ca un mic sold, eforturile pe care angajații trebuie să le depună pentru a colecta soldul și procedura tehnică de documentare și debitare a amortizării. Politica specifică, de asemenea, titlurile posturilor angajaților care au responsabilitatea implementării politicii și descrie procesul de audit al conformității cu politica.
Identificarea contului
Primul pas al procedurii este identificarea soldurilor conturilor mici pe care un recenzor le consideră pentru anulare. Colecționarii efectuează o interogare lunară care generează un raport al conturilor scadente cu solduri egale sau mai mici decât suma pe care politica o definește ca un sold mic.
Aprobarea anulării
Un examinator analizează apoi istoricul de colectare a fiecărui cont de sold mic pentru a valida faptul că personalul a făcut eforturile pe care politica le specifică pentru a colecta fiecare datorie. De exemplu, dacă politica impune personalului să trimită prin poștă trei notificări și să efectueze două apeluri telefonice către o parte responsabilă, examinatorul revizuiește un jurnal sau un fișier pe hârtie pentru a verifica dacă colecționarul a trimis notificările solicitate și a efectuat apelurile telefonice necesare. Dacă contul îndeplinește criteriile, examinatorul aprobă scutirea și creează un document de ajustare care înregistrează valoarea scăderii, data la care recenzorul a recomandat scutirea și motivul scăderii.
Realizarea debitelor și creditelor
Etapa finală a procedurii de scădere a soldului mic constă în efectuarea debitelor și creditelor corespunzătoare în sistemul contabil. În luna următoare, după ce evaluatorul a aprobat contul pentru anulare, compania creditează contul și debită cheltuiala cu un cod de debit administrativ. În scopuri contabile, compania tratează debitul ca și alte alocații administrative, cum ar fi costurile interzise și depășirile de costuri. Un cost nepermis este o cheltuială pe care un auditor o consideră că nu este permisă în temeiul unui contract sau al unei politici; o depășire a costurilor este o cheltuială care depășește bugetul. Pentru fiecare dintre aceste debite, o copie electronică a documentului de ajustare oferă o copie de rezervă pentru intrarea de debit.
Colectarea plăților întârziate
Ocazional, un deținător de cont plătește soldul după ce compania anulează datoria. Atunci când un titular de cont delincvent efectuează o plată, compania procesează plata ca și cum ar fi fost efectuată pe un cont curent. Personalul contabil depune plata și pregătește un voucher jurnal care anulează scăderea. Compania include un proces de inversare a scăderii ca parte a procedurii sale de scutire a soldului mic.
Revizuirea și auditul
Companiile revizuiesc periodic politicile și procedurile contabile, cum ar fi procedura de anulare, pentru a se asigura că procedura satisface nevoile companiei. Dacă, de exemplu, o revizuire arată că mulți debitori plătesc în cele din urmă solduri care se situează la sau aproape de limita de radiere, compania poate reduce limita pentru a reduce numărul de revocări de radiere. În mod similar, companiile își verifică în mod regulat procedurile de ștergere pentru a se asigura că colecționarii respectă politica și că nu există dovezi de fraudă în ștergerile aprobate.
