Când o persoană părăsește un loc de muncă și o ocupă o altă persoană, este util să aveți instrucțiuni de predare a locurilor de muncă pentru a ajuta la o perioadă de tranziție lină a locului de muncă. În mod ideal, lucrătorul care pleacă ar trebui să aibă timp să discute despre noile linii directoare ale angajatului și să îi ofere câteva indicații pentru a facilita tranziția. Dacă această perioadă de timp nu este posibilă, ar trebui să existe documente scrise pentru a facilita perioada de tranziție.
Descrierea postului
Angajata care pleacă ar trebui să creeze o descriere a postului care detaliază activitățile specifice de care este responsabil zilnic, săptămânal, lunar și anual. Această descriere a postului poate varia de la cea utilizată de resursele umane. Această descriere a postului poate include, de asemenea, o listă a abilităților specifice necesare pentru îndeplinirea sarcinilor specifice. Ca parte a procesului de redactare a fișei postului, lucrătorul care pleacă ar trebui să includă o listă a fișierelor cheie și locația acestora, împreună cu o nota despre modul de accesare a fișierelor. Descrierea postului trebuie să includă, de asemenea, orice evenimente anuale pe care persoana le supraveghează.
Istoria proiectului
Angajatul care pleacă ar trebui să noteze orice proiecte în curs care fac parte din fișa postului său. Notele referitoare la istoria, finanțarea, problemele și rezoluțiile proiectului, precum și obiectivele proiectului, trebuie să facă parte din această documentație, împreună cu orice fișier relevant pentru proiect. De asemenea, este o idee bună să includeți numele colegilor care participă, de asemenea, la proiect, informațiile lor de contact și o scurtă descriere a rolurilor lor în proiect.
Accesați informații
Ghidul de predare a locurilor de muncă ar trebui să includă o listă cu cine să se adreseze pentru informații. O listă a personalului de supraveghere, precum și a lucrătorilor aflați sub supravegherea angajatului care pleacă, oferă noului angajat un ajutor vizual pentru a ajuta la menținerea corectă a numelor persoanelor și a rolurilor acestora în birou. Noile linii directoare pentru locuri de muncă ar trebui să includă, de asemenea, informații despre locul de preluare a materialelor de birou și despre modul de operare a mașinilor de birou, a telefoanelor și a altor echipamente care fac parte din funcția de zi cu zi a postului.
Job Shadowing
Dacă este posibil, liniile directoare ar trebui să-i îndrume pe noul angajat să urmărească angajatul care pleacă la locul de muncă pentru o perioadă de timp. Acest lucru oferă noii persoane șansa de a se întâlni cu colegii de muncă și de a cunoaște funcționarea biroului. În timpul celei de-a doua faze a umbririi postului, cele două persoane ar trebui să inverseze rolurile. Noul angajat ar trebui să-și asume postul, iar persoana care pleacă ar trebui să servească pur și simplu ca consilier și să răspundă la orice întrebări rămase pe care le poate avea noua persoană.
