Întâlnirile eficiente cu propuneri pot deveni pietre de temelie ale succesului pe termen lung al afacerilor. Cele mai reușite întâlniri clarifică detaliile, răspund la întrebări, rezolvă preocupări remarcabile și avansează propunerile. Pentru a o face corectă este necesară combinarea amestecului potrivit de informații, expertiză și panache pentru a crea o experiență eficientă și pozitivă atât pentru prezentator, cât și pentru participanți.
Începeți cu o propunere solidă
O întâlnire eficientă de propuneri începe cu o propunere solidă de vânzare. Asigurați-vă că propunerea dvs. nu este doar clară și bine scrisă, ci și că abordează temeinic obiectivele și obiectivele clientului. O propunere este de obicei un document de vânzare de șase până la opt pagini. Abordați pe deplin problema, problema sau locul de muncă, definiți de ce sunteți cel mai calificat și de ce abordarea dvs. este superioară concurenței și detaliați modul în care intenționați să vă îndepliniți misiunea. Dacă propunerea dvs. eșuează în oricare dintre aceste domenii, vă puteți pierde publicul înainte de a ajunge la subiectul tarifării, care se află de obicei aproape de final. Faceți-vă temele, examinați datele și cifrele și asigurați-vă că sunteți familiarizați cu nevoile clienților dvs., chiar dacă acesta este un apel invers pentru o propunere trimisă anterior.
Nu te complica
Ajutoarele vizuale simple, cum ar fi diagrame, diapozitive și grafică pot face o impresie de durată asupra publicului dvs. și pot crește eficiența oricărei întâlniri de propuneri. Utilizarea consecventă a culorilor, fonturilor și ilustrațiilor relevante sunt elemente esențiale ale prezentărilor eficiente de diapozitive. Diapozitivele simple, bazate pe imagini sau diapozitive cu propoziții formate din 10 sau mai puține cuvinte, vă pot ajuta publicul să înțeleagă mai bine informațiile pe care le prezentați. Pentru a-l simplifica și pentru a spori eficiența mijloacelor vizuale, site-ul web Mind Tools recomandă utilizarea diapozitivelor sau a altor mijloace vizuale care necesită un vizualizator de maximum trei secunde pentru a procesa mental.
Practica face perfect
Mențineți scurt și la obiect partea de prezentare a întâlnirii propunerii. Aveți o agendă la care respectați și rămâneți la subiect. Ținerea sesiunilor de antrenament pentru a corecta orice problemă cu fluxul sau ritmul prezentării este deosebit de importantă dacă sunteți de tip nervos sau dacă aceasta este prima dvs. întâlnire de propunere. Decideți în avans cum să faceți față întreruperilor, cum ar fi întrebările pe care participanții le au în timpul prezentării propunerii. Dacă aveți un partener, ați putea, de exemplu, să îl aveți pe partenerul dvs. să înregistreze întrebări pe un panou de notițe „parcare”. Dacă conduceți singur întâlnirea, anunțați participanții că veți lua întrebări după prezentare și cereți participanților să noteze orice întrebări pe care le pot avea pe măsură ce întâlnirea progresează.
Adresați-vă Elefantului
Există întotdeauna șansa ca o întâlnire de propuneri să nu meargă conform planificării, indiferent cât de bine este scrisă și cuprinzătoare propunerea dvs. și oricât de mult vă exersați. Participanții pot pune întrebări dificile sau chiar vă pot critica propunerea. Este posibil să constatați că, în ciuda eforturilor depuse, participanții nu se angajează. Dacă ceva nu merge bine sau pur și simplu nu se simte bine, sunați-l mai degrabă decât să încercați să continuați, ceea ce poate înrăutăți lucrurile. Identificați și adresați-vă elefanților în sala de ședințe. Dacă vi se adresează întrebări, nu puteți răspunde, spuneți-le și anunțați publicul că veți primi un răspuns și veți oferi un interval de timp pentru a reveni la întrebător. Mențineți un comportament calm și profesional, dar abordați criticile și provocările direct.
