Procedurile de cumpărare conform ISO 9001 garantează că materialele achiziționate îndeplinesc cerințele cumpărătorului și ale clienților finali. Companiile aplică ISO 9001 la achizițiile lor pentru a minimiza problemele legate de produsele și serviciile lor. Prin aplicarea principiilor ISO 9001 la programul lor de cumpărare, întreprinderile mici pot reduce risipa și pot îmbunătăți serviciul pentru clienți. Atunci când este aplicat în mod consecvent, achiziționarea conform standardelor ISO 9001 ar trebui să conducă la îmbunătățirea continuă a operațiunilor companiei.
Organizare
Primul pas pentru orice proces de asigurare a calității este de a utiliza organigrama companiei pentru a atribui sarcini și responsabilități prin descrierile posturilor. ISO 9001 solicită în mod specific companiilor să numească o persoană responsabilă cu asigurarea calității care are o cale directă de raportare către un director executiv de top. Acest angajat este responsabil pentru problemele de calitate și coordonează celelalte funcții în care acestea afectează calitatea. Procedurile de cumpărare detaliază cine este responsabil pentru specificațiile tehnice, autorizațiile de cost, emiterea ordinelor de cumpărare și verificarea materialului primit.
Documentație
Procedurile de cumpărare necesită documentație care să asigure că materialul achiziționat corespunde specificațiilor tehnice și costului bugetat. Procedurile specifică de obicei că ordinul de cumpărare se referă la părțile relevante ale specificației tehnice și necesită ca cumpărătorul să verifice estimările curente înainte de a plasa o comandă, asigurându-se că sumele se încadrează în buget. Procedurile de cumpărare care sunt conforme cu ISO 9001 specifică, de asemenea, că compania poate cumpăra numai de la furnizori calificați pentru articolele din comanda de cumpărare.
Calificarea furnizorului
Pentru a cumpăra numai de la furnizori calificați, ISO 9001 specifică faptul că companiile păstrează liste de furnizori aprobați pentru fiecare produs pe care îl achiziționează în mod regulat. Compania trebuie să auditeze acești furnizori pentru respectarea standardelor de asigurare a calității. Pentru comenzi speciale, compania trebuie să identifice furnizorii potențiali și să îi auditeze pentru a afla dacă se califică.
Pentru a audita un furnizor, o companie se poate baza pe certificarea unei terțe părți conform căreia un furnizor respectă standardele de calitate solicitate. În acest caz, auditul constă în verificarea certificării. Pentru furnizorii necertificați, o companie poate solicita ca furnizorul să devină certificat. Alternativ, compania își poate efectua propriul audit pentru a determina dacă un furnizor respectă standardele de calitate solicitate. Procedurile de achiziție trebuie să specifice cine este responsabil pentru menținerea unei liste de furnizori calificați și modul în care furnizorii se pot califica.
Inspecția materialelor
Odată ce compania primește materialul pe care l-a achiziționat, trebuie să verifice dacă livrarea este conformă cu comanda de cumpărare. Procedurile de cumpărare detaliază cine este responsabil pentru efectuarea verificării și sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. De obicei, procedurile de cumpărare în conformitate cu ISO 9001 necesită o verificare a faptului că materialul corespunde specificațiilor tehnice, așa cum se face referire în comanda de cumpărare.
Articole neconforme
Uneori, chiar și furnizorii calificați livrează materialul greșit sau materialul defect. Inspecția materială identifică astfel de probleme și emite rapoarte corespunzătoare. Conform ISO 9001, astfel de rapoarte enumeră elemente neconforme și detaliază ceea ce nu este în regulă cu acestea. Compania informează furnizorul. Furnizorul trebuie să remedieze problema, adesea prin înlocuirea materialului sau, dacă deficiența nu este importantă, prin modificări minore. Procedurile de achiziție detaliază modul în care trebuie rezolvate problemele neconforme ale articolelor.
Acțiune corectivă
Atunci când o companie emite un raport de articol neconform, raportul poate specifica acțiuni corective pe care trebuie să le ia furnizorul sau ar putea lăsa la latitudinea furnizorului să ia măsuri care să corecteze problema. Procedurile de cumpărare trebuie să specifice când furnizorul trebuie să ia măsuri corective specifice - de exemplu, pentru a înlocui materialul în caz de defecte grave. În alte cazuri, procedurile de cumpărare ar putea specifica o evaluare a măsurilor corective ale furnizorului - cum ar fi efectuarea din nou a verificării materialului primit - pentru a vedea dacă acțiunea furnizorului a dus la un material acceptabil.
Imbunatatire continua
Motivul pentru implementarea standardelor de calitate ISO9001 este îmbunătățirea operațiunilor companiei în ceea ce privește producția de calitate și satisfacția clienților. Pentru procedurile de cumpărare, asigurarea unor intrări materiale de calitate ajută la atingerea acestui obiectiv. Astfel de îmbunătățiri necesită feedback continuu cu privire la deficiențe pentru a remedia problemele cu procedurile și verificarea. Rapoartele privind articolele neconforme trebuie să aibă ca rezultat nu numai o soluție la deficiențele materiale, ci și o corectare a practicilor care au condus la defect.
Furnizorii calificați conform ISO 9001 trebuie să aibă un astfel de feedback. De asemenea, trebuie să poată demonstra cum își modifică practicile pentru a corecta problemele cu materialul furnizat. Procedurile de cumpărare trebuie să specifice un astfel de proces ca parte a procesului de calificare. Bucla de feedback pentru îmbunătățirea continuă este o cerință conform ISO 9001.
