Unele companii aleg să devină certificate de către Organizația Internațională pentru Standardizare. Organizația stabilește standarde pentru practicile comerciale globale comune și se străduiește să îmbunătățească calitatea și eficiența. Una dintre cerințele menținerii certificării ISO este aderarea la formate specifice de documentare, pentru sistemul de comunicații interne al companiei, manuale de calitate și procedurale și înregistrări. Documentația ISO 9000 pentru politica și procedurile unei companii încearcă să standardizeze aceste tipuri de inițiative în rândul întreprinderilor mici, mijlocii și mari.
Certificare ISO
Orice companie care dorește să obțină certificarea ISO trebuie să implementeze un sistem de calitate care îndeplinește standardele ISO, conform ISO.org. O parte a procesului de certificare implică audituri interne și independente ale sistemului companiei. Organizațiile pot alege să angajeze agenții terțe care sunt specializate în audituri de certificare ISO sau să solicite clienților efectuarea auditurilor. Indiferent de sursa auditurilor externe, standardele de certificare ISO impun companiilor să efectueze autocontrole periodice pentru a se asigura că sistemul de calitate respectă promisiunile sale.
Obiective de calitate
Certificarea ISO impune companiilor să își documenteze obiectivele și politicile de calitate generale. Obiectivele de calitate ale unei companii ar trebui să demonstreze disponibilitatea organizației de a satisface cerințele de servicii ale clienților săi. Obiectivul general va indica, de obicei, că compania are un sistem de calitate stabilit, cu proceduri de operare standard care asigură un nivel minim de calitate pentru produsele și serviciile sale. Această secțiune a documentației unei companii constă de obicei dintr-un rezumat al modului în care organizația răspunde la potențiale probleme de calitate.
Manual de calitate
Companiile care doresc să respecte standardele de certificare ISO trebuie să elaboreze un manual de calitate. Scopul principal al manualului este de a detalia modul în care afacerea va îndeplini anumite praguri de calitate. Conform certificării ISO, companiile nu trebuie neapărat să urmeze un anumit format manual de calitate. Manualele de calitate vor trebui să includă de obicei anumite secțiuni și subiecte. Manualele ar trebui să definească ce politici și proceduri vor fi abordate și implementate, principalele obiective ale politicilor și cine va fi responsabil de asigurarea faptului că angajații aderă la acestea.
Proceduri
Standardele ISO impun ca organizațiile să își documenteze procedurile pentru anumite tipuri de activități comerciale. Activitățile care necesită proceduri detaliate includ controlul documentelor și înregistrărilor, audituri interne, controlul produselor defecte, acțiuni corective și acțiuni preventive. Standardele ISO oferă o oarecare flexibilitate în modul în care diferite organizații ar putea documenta aceste tipuri de politici. De exemplu, o afacere mică ar putea stabili o singură procedură documentată pentru controlul documentelor și înregistrărilor. O organizație mai mare ar putea avea o procedură separată pentru fiecare tip de înregistrare.
Instrucțiuni
Pe lângă furnizarea de documentație privind procedurile, companiile trebuie să detalieze și modul în care angajații îndeplinesc anumite sarcini de serviciu. De exemplu, organizațiile de producție vor avea de obicei ghiduri procedurale pentru fiecare etapă sau funcție din procesul de asamblare. Un dezvoltator de software ar putea documenta modul în care compania își testează programele înainte de lansarea pe piață. Dezvoltatorul ar trebui să documenteze fiecare etapă a procesului de testare și ce măsuri are pentru a corecta eventualele defecte.
