E-mailul oferă profesioniștilor în afaceri o modalitate ușoară și rapidă de a face schimb de informații pe cale electronică. Ca și în cazul tuturor formelor de corespondență scrisă din lumea afacerilor, e-mailurile trebuie să fie compuse și formatate profesional. Deși această formă de comunicare avansată promovează transmiterea rapidă a mesajelor, nerespectarea standardelor de etichetă vă poate duce în apă fierbinte împreună cu supraveghetorul.
Utilizați linii de subiect
Potrivit Universității Purdue, completați întotdeauna subiectul cu subiectul e-mailului dvs. Acest lucru le permite destinatarilor să știe despre ce e-mail este și cum ar trebui să acorde prioritate citirii e-mailului față de zeci (sau sute) de alte e-mailuri pe care trebuie să le citească. De asemenea, trebuie să luați în considerare faptul că destinatarul (destinatarii) dvs. ar fi putut aștepta cu nerăbdare un e-mail de la dvs. cu privire la un anumit subiect, dar, cu excepția cazului în care e-mailul dvs. are o linie de subiect, este posibil să nu știe să îl deschidă.
Setați un ton profesional
Tonul e-mailului dvs. ar trebui să fie întotdeauna profesional. Așa cum se recomandă într-un articol din iunie 2010 pe Inc.com, nu glumiți și nu folosiți sarcasmul, evitați argoul sau jargonul la modă și evitați să fiți jucăuși sau drăguți. Adăugarea de fețe zâmbitoare și alte emoticoane într-un e-mail de afaceri nu este adecvată. Chiar dacă cunoașteți persoana către care trimiteți e-mailul, nu știți câte persoane ar putea să vă vadă e-mailul.
Salutări adecvate
Așa cum ați face cu o scrisoare scrisă de mână (sau dactilografiată), folosiți salutări adecvate în e-mail. Universitatea Purdue recomandă scriitorilor de e-mail să se adreseze destinatarilor cu un salut cald, precum „Bună dimineața” și să încheie e-mailul cu „Cu sinceritate” sau „Mulțumesc”. Aceste tipuri de salutări îți mențin e-mailul profesional și politicos.
Utilizați fonturi profesionale
Fontul pe care îl utilizați în e-mail este o reflectare a dvs. Fonturile cu aspect de desene animate, cum ar fi fonturile cu litere zgârcite sau cu bule, fac ca expeditorul să pară copilăresc, ceea ce diminuează profesionalismul comunicării. Păstrați fonturile profesionale. Potrivit Wellesley College, cele mai bune fonturi de utilizat în scopuri comerciale sunt Times New Roman, Arial și alte fonturi tipărite.
În plus, abțineți-vă de la schimbarea fontului astfel încât să fie în toate literele majuscule, deoarece acest lucru este interpretat în comunicarea online ca strigând.
Corectați-vă e-mailul
Nu este profesional să trimiteți e-mailuri cu erori de ortografie, erori de punctuație și alte tipuri de greșeli gramaticale sau tehnice. Astfel de erori fac să pară că nu ai abilități de scriere adecvate. Utilizați funcția de verificare ortografică a programului dvs. de e-mail pentru a corecta cuvintele scrise greșit și citiți întotdeauna compoziția înainte de a apăsa butonul „Trimite”.
