Cheltuielile sunt un cost inevitabil al desfășurării - și rămânerii în - afaceri. Atunci când o afacere suportă o cheltuială, există două metode contabile pe care le poate folosi pentru a înregistra cheltuielile în contabilitatea sa - baza de numerar și baza de acumulare. Baza de numerar a contabilității este utilizată în mod obișnuit de întreprinderile mici și, din moment ce înregistrează cheltuielile numai atunci când este plătită, necesită mai puțină evidență contabilă decât baza de angajamente a contabilității.
Metoda bazei de numerar
În cazul contabilității pe bază de numerar, o companie înregistrează o cheltuială numai atunci când se efectuează plata, și nu atunci când aceasta este suportată și corelată cu veniturile, așa cum se face cu contabilitatea de angajamente. Deși metoda nu respectă principiile contabile general acceptate sau GAAP, cititorii situațiilor financiare întocmite utilizând baza de numerar a contabilității au o încredere mai mare în fluxurile de numerar reale reprezentate în contul de profit și pierdere al companiei.
Un exemplu de numerar
Pentru a demonstra un exemplu de metodă de contabilitate pe bază de numerar, presupuneți că un restaurant bine-cunoscut își plătește angajații în 15 și 30 din fiecare lună pentru munca pe care au efectuat-o în ultimele două săptămâni. În ultimul timp, restaurantul se confruntă cu o problemă cu fluxurile sale de numerar și, deși a reușit să-și plătească angajații pe 15 mai, nu are bani pentru a-i plăti pe 30 mai. Vinny, managerul restaurantului, vorbește cu personalul , informându-i că cecurile lor nu vor fi disponibile până pe 7 iunie.
Intrare în jurnal
Pe 15 mai, intrarea în jurnal pentru a înregistra salariile de 6.000 USD plătite la acea dată sunt înregistrate în cărțile companiei după cum urmează:
Cheltuieli salariale de debit 6.000 Credit în numerar 6.000
Deși salariile pentru perioada următoare, 16-30 mai, sunt o cheltuială efectuată în luna mai, acestea nu vor fi înregistrate pe cărțile din luna mai, deoarece angajații nu vor fi plătiți până în iunie. Acest lucru este diferit de baza de acumulare a contabilității, care ar înregistra cheltuielile salariale în luna mai, deoarece lucrarea a fost efectuată în acel moment.
Impactul sincronizării
Pe 7 iunie, contabilul restaurantului plătește angajaților pentru munca pe care au prestat-o în perioada 16-30 mai. Acest lucru are ca rezultat următoarea intrare în jurnal:
Cheltuieli salariale de debit 6.000 Credit în numerar 6.000
Deoarece metoda numerarului se concentrează pe momentul plății și nu pe momentul cheltuielilor, cheltuielile lui May au fost subevaluate în acest exemplu, rezultând o supraevaluare a profiturilor companiei. Deoarece luna iunie va include plata salariilor din luna mai și plata pentru cele două perioade de plată programate în mod normal în iunie, cheltuielile lunii iunie vor fi supraevaluate în contul de profit și pierdere.
