Comunicarea eficientă produce o întâlnire a minților în care toți cei implicați împărtășesc aceleași informații. În afaceri, acest lucru servește unui scop practic. Comunicarea stabilește ordinea și unitatea, permite oamenilor să acționeze și promovează decizii înțelepte. Comunicarea eficientă creează o afacere de succes, întrucât este singura modalitate de a împărtăși obiectivele unei companii și de a coordona munca care le atinge. Toate comunicările au aceleași componente și cunoașterea modului în care aceste componente se aplică unei companii poate ajuta proprietarul să îmbunătățească comunicarea în cadrul organizației.
Expeditor
Expeditorii inițiază procesul de comunicare. Pentru a asigura o comunicare de succes, expeditorul trebuie să ia în considerare contextul mesajului, cine îl va primi și ce ar trebui să realizeze mesajul. Acest lucru permite expeditorului să modeleze și să livreze corect mesajul.
Receptor
Destinatarul unui mesaj de afaceri poate fi un supraveghetor, subordonat, coleg, grup, client sau furnizor. În plus, mai multe audiențe ar putea primi comunicarea. De exemplu, un subordonat poate trimite o propunere unui supraveghetor - destinatarul principal - care îl poate transmite propriului său manager - destinatarului secundar - pentru a solicita feedback. Luarea în considerare a publicului mesajului afectează opțiuni precum limbajul și tonul.
Context
Fiecare comunicare are loc într-un context, ceea ce ajută la modelarea mesajului. Contextul de afaceri include urgența, calendarul, cultura companiei și cadrul în care va fi primit mesajul. O prezentare către un grup care va utiliza informațiile pentru o sesiune de brainstorming într-un mediu creativ necesită o abordare diferită de a furniza știri unui supervizor despre o scădere a vânzărilor.
Mesaj
Componenta mesajului conține informațiile reale pe care trebuie să le furnizeze expeditorul. Mesajele eficiente mențin punctul de comunicare în prim plan. De asemenea, expeditorul ar trebui să ia în considerare rezultatele mesajului - ce trebuie comunicarea să realizeze sau ce acțiune ar trebui să stimuleze. Comunicările scrise necesită o atenție la atracția vizuală. Mesajele ar trebui să fie ușor de citit și de navigat; fonturile, spațiul alb și titlurile pot ajuta sau împiedica procesul de comunicare. Includerea unui element vizual, cum ar fi o diagramă, ar putea transmite informații dificile mai eficient decât cuvintele.
Mediu
Mediul este mijlocul prin care un expeditor transmite un mesaj. La locul de muncă, mesajele pot fi orale sau scrise. În afară de cuvintele rostite, comunicările orale poartă mesaje non-verbale. Tonul, expresia feței și un comportament relaxat sau agitat oferă informații suplimentare receptorului. Mesajele scrise includ e-mail, faxuri, rapoarte și note. Un proprietar de întreprindere mică ar putea dori ca anumite tipuri de comunicări - sau instanțe, solicitări de resurse sau evaluări - să fie întotdeauna în formă scrisă.
Părere
Receptorii furnizează feedback atunci când răspund la mesaje. Feedback-ul îi permite expeditorului să știe dacă receptorul a interpretat corect mesajul și încurajează interacțiunea ulterioară. Pentru un proprietar care trimite cereri sau reclamații angajaților, o abordare la îndemână pentru a oferi feedback este de a rezuma mesajul. După cum subliniază autorii publicației „Management: întâlnire și depășirea așteptărilor”, dacă un destinatar nu poate reteta un mesaj, este un semn sigur că mesajul nu a fost înțeles.
